DocUnited gaat bedrijven totaal en efficiënt digitaal ontzorgen met documentbeheersoftware en workflow automatisering. Deze nieuwe handelsnaam zal door heel Nederland worden geassocieerd met de wereldwijd bekende merknaam DocuWare. Samen met Ricoh Document Center Haaglanden, bundelen twee ijzersterke en gevestigde bedrijven samen hun krachten.
Harold van der Bel is teammanager bij DocUnited en geen onbekende bij Ricoh Document Center Haaglanden. Hij werkte hier eerder drie jaar lang. Sinds 1 mei 2024 is hij terug op het honk om het proces van digitalisering te versnellen. Hij deed in de tussentijd bij Exact ervaring in de softwaresector op. Ricoh Document Center Haaglanden, vanuit oorsprong bekend als leverancier in printers en kopieermachines, heeft sinds een aantal jaar al een bredere markt bereikt met digitale software. Deze positie wordt verder verstevigd en uitgebreid door zich met DocuWare onder een holding te verenigen onder de naam DocUnited. De naam pronkt op het bedrijfspand aan de Hooge Krocht 71 in Noordwijk.
Een verdiende eigen identiteit
“We hebben gezamenlijk zoveel geloof in de toekomst van DocuWare, dat overigens als product onder de paraplu van Ricoh valt, dat we vonden dat dit een eigen identiteit verdient”, zegt Harold. Ricoh wereldwijd nam al eerder het van oorsprong Duitse bedrijf DocuWare over om zich breder in de markt te positioneren. Resellers bij Ricoh Nederland die regionaal actief zijn, mogen het product DocuWare sindsdien verkopen. “Als bedrijven op zoek zijn naar geautomatiseerde procesoptimalisatie, dan weten ze nu dat ze bij DocUnited moeten zijn”, zegt Harold overtuigend en vertelt verder: “Wij kunnen naast het totale pakket ook aanvullend op gevestigde softwareproducten ons systeem integreren.”
Overzichtelijk implementatietraject
DocuWare vereenvoudigt en stroomlijnt efficiënt werkprocessen door het automatiseren van bijvoorbeeld inkomende facturen, het beheren van contracten en/of het stroomlijnen van HR- processen. Naast deze volledige document-management en procesoptimalisatie, is ook digitale ondersteuning mogelijk in marketing en sales.
Harold legt uit hoe een traject verloopt als een klant meer wil weten en kiest voor DocuWare. “Als je software aanschaft zijn er een aantal stappen nodig. Tijdens elke stap worden bedrijven daarin door ons begeleid. Na de kennismaking en de vaak gestelde vragen over de specifieke mogelijkheden van DocuWare, duiken we samen met de klant dieper in op wat deze oplossing allemaal te bieden heeft. Dit doen wij bijvoorbeeld door een demonstratie van de software. Na een goedgekeurde offerte begint vervolgens het implementatieproces met het configureren van de software. Hierna wordt getest en kan men live. We bieden dan support op de achtergrond.” Deze op de organisatie gerichte en betrokken werkwijze, maakt het hele proces duidelijk en overzichtelijk. DocuWare kan in elke branche en organisatie geïmplementeerd worden. “Op welke processen dan ook, de klant mag bepalen, wij adviseren en helpen digitaliseren”, zegt Harold.
Samen gericht op de toekomst
Carl Smink, directeur-eigenaar, en Gert-Wim Zandbergen, commercieel directeur en mede- eigenaar, hebben het voltallige team specialisten van DocuWare aangetrokken onder leiding van Harold. Er is een nieuw telefoonnummer en de mailadressen zijn aangepast aan de nieuwe naam. Er wordt door beide teams met volle inzet gewerkt, met de focus op een mooie toekomst van DocUnited.
Efficiënte marketingstrategie
DocUnited kiest voor een marketingstrategie die verder gaat dan losse campagnes. De complete aanpak schept vertrouwen en tilt organisaties naar een hoger niveau. Carl: "We zetten alle mogelijke (online) middelen in om zichtbaarheid en vertrouwen te creëren. Of het nu gaat om doeltreffende digitale campagnes, inspirerende contentcreatie of waardevolle persoonlijke connecties, alles wat we doen is erop gericht om impact te maken.” Harold vult aan: “Ondernemers, groot of klein, begrijpen dat digitale totaaloplossingen essentieel zijn om te blijven groeien. Daarom beginnen wij bij de specifieke behoeften van de klant en zorgen we ervoor dat zij opvallen waar het telt: online én offline.”
Verminder de softwareapplicaties
“De markt is verzadigd met oplossingen in digitali- sering”, legt Gert-Wim uit. “Ga naar een gemiddeld bedrijf en je ziet verschillende applicaties onder- gebracht bij diverse leveranciers. Breng dat samen vanuit één toegangsomgeving bij één leverancier en gemak dient de medewerkers.” Het mag duidelijk zijn; deze eenvoud en efficiency is een kracht van DocuWare.
Regiogrenzen verdwijnen
DocUnited bedient klanten door heel Nederland en is niet regiogebonden. “We zijn in gesprek met bedrijven uit diverse delen van het land”, zegt Harold. “Klanten van Ricoh Document Center Haaglanden kunnen blijven rekenen op uitstekende onder- steuning voor (digitale) kantooroplossingen”, vult Gert-Wim aan. “Tegelijkertijd vinden klanten met specifieke behoeften op het gebied van DMS en werkprocesoptimalisatie precies wat ze nodig hebben bij DocUnited”, zegt Harold overtuigend. De opvallende flexibiliteit en toegankelijke werkwijze bij DocUnited is voor de zzp’er tot multinational een thuiskomen.
DocUnited
De Hooge Krocht 71 | 2201 TR Noordwijk 085 - 485 30 62 | info@docunited.nl
